هیات مدیره: از بار خاطر تا یار شاطر

چگونه رهبران مردم نهادها می‌توانند با هیات‌مدیره‌هایشان رابطه عمیق و موثری برقرار کنند؟
در گام اول، فرصت‌هایی برای گفت‌وگوی باز و آزاد با هریک از اعضای هیات مدیره در مورد منافع، نیازها، آرزوها و منابع ایجاد کنید.
فایده این بحث برای مشارکت کنندگان این است که خیلی زود یکدیگر را به دلیل اینکه انسان‌هایی پیچیده و جالب هستند، تحسین می‌کنند.
در گام دوم، بر اساس منافع و آرزوها، اهدافی برای اعضای هیات مدیره تدوین کنید و آن‌ها را به مشارکت در کارهای سازمان بکشانید.
همکاری موفق مدیر سازمان با هیات مدیره‌اش به زمان، انرژی، برنامه‌ریزی، پیگیری و ارتباط مستمر نیاز دارد.

هیات مدیره یک سازمان مردم‌نهاد می‌تواند قدرتمندترین منبع سازمان باشد. اما بسیاری از هیات مدیره‌ها چندان کار مفیدی برای مردم نهادها انجام نمی‌دهند و گاه به جای حمایت کردن و انرژی دادن به تیم مدیریت، مانع تراشی هم می‌کنند.

چگونه رهبران مردم نهادها می‌توانند با هیات‌مدیره‌هایشان رابطه عمیق و موثری برقرار کنند؟ ما دو گام اساسی به عنوان راهی خوب برای شروع فرآیند پیشنهاد می‌کنیم.

در گام اول، فرصت‌هایی برای گفت‌وگوی باز و آزاد با هریک از اعضای هیات مدیره در مورد منافع، نیازها، آرزوها و منابع ایجاد کنید. بسیاری از رهبران مردم نهادها عادت دارند فکر کنند که اعضای هیات‌مدیره‌ها‌‌ی‌شان، به جای این‌که افرادی تک به تک منحصربه‌فرد و جذاب باشند، انبوه تود‌ه‌‌ای بی‌تفاوت هستند. شما می‌توانید خط بطلانی بر این تصور کلیشه‌ای بکشید و با گذاشتن وقت برای گفت‌وگویی باز و آگاهی‌بخش روابط‌‌تان را با هیات مدیره تقویت کنید. هدف از این کار پاسخ دادن به پرسش‌هایی از این دست است: «شما چگونه به کار در سازمان ما علاقه‌مند شدید؟» یا «چه انگیز‌ه‌ای شما را به مشارکت در کار ما کشانده است؟»

فایده این بحث برای مشارکت کنندگان این است که خیلی زود یکدیگر را به دلیل اینکه انسان‌هایی پیچیده و جالب هستند، تحسین می‌کنند.

در گام  دوم، بر اساس منافع و آرزوها، اهدافی برای اعضای هیات مدیره تدوین کنید - و آن‌ها را برای هر فرد روشن و مشخص کنید. همچنین برای  گفت‌وگو با تک تک اعضای هیات مدیره، برنامه زمانی  تهیه کنید، شبیه جلسات مروری بر عملکرد که بسیاری از مدیران اقتصادی دارند. طرف دیگر این بحث، می‌تواند رییس هیات مدیره یا برخی دیگر از نمایندگان هیات مدیره (برای مثال، رییس کمیته عضویت) باشد. روی این امر که چگونه عضو هیات مدیره می‌تواند علایق خاص و منحصر به‌فردش را از طریق فعالیت‌های خاص ابرازکند، تمرکز کنید. سوالات مفید شما می‌تواند این‌ها باشد:«شما دوست دارید در سا‌ل‌های آینده چه نوع حمایت یا فعالیتی در سازمان داشته باشید؟» یا  «دوست دارید چه پروژه‌هایی  را برعهده بگیرید؟ ما چه کاری می‌توانیم انجام دهیم تا عضویت هیات مدیره را برای شما جالب و رضایت بخش باشد؟»

در پایان گفت‌وگو، مشارکت کنندگان باید بر فهرست خاصی از اهداف توافق کنند، که شامل اهداف مالی هم باشد که همان هدیه‌های مالی‌ای است که هیات مدیره یا خودش می‌خواهد اهدا کند یا می‌خواهد از افرادی که می‌شناسد جمع آوری کند.

یک مثال خوب در مورد تعامل با هیات مدیره را در کالج موسیقی برکلی می‌توانیم ببینیم که توسط راجر براون اداره می‌شد. براون می‌گوید من هیات مدیره را به چالش کشیدم تا به مسایل و مشکلات روزمره ما کاری نداشته باشد و در عوض از آن‌ها پرسیدم: چگونه همه ما می‌توانیم بهتر ایفای نقش کنیم، یا به عبارت بهتر، چگونه من به عنوان رییس بهتر کار کنم؟ و هیات مدیره چه نقشی می‌تواند در کمک، حمایت و راهنمایی من ایفا کند؟ اولین گام براون این بود که گفت‌وگویی باز و آزاد را با هیات مدیره ترتیب دهد.

کمیته عضویت با استفاده از راهنمای شیوه انجام مصاحبه‌ای که ما برایشان درست کرده بودیم، با تک تک اعضای هیات مدیره مصاحبه کرد. سوالاتی از قبیل این‌ها: از چه چیز کار در هیات مدیره برکلی لذت می‌برید؟ چگونه می‌توانید فعالیت‌تان را ارتقا ببخشید؟ فکر می‌کنید کجاها کالج کارش را درست انجام داده است؟ کجاها کالج می‌توانست بهترعمل کند؟ فکرمی‌کنید راجر چگونه می‌توانست کارش را بهتر انجام دهد؟ و شما دوست دارید چه بکنید؟ فکر می‌کنید چگونه می‌توانید در دوره بعد داستان برکلی مشارکت کنید و مشارکت‌تان در برنامه‌ها را تعالی بخشید؟

براون و رییس کمیته عضویت بر اساس پاسخ‌هایی که در مصاحبه داده شد، تصمیم گرفتند تا ساختار کمیته هیات مدیره را تغییر دهند و تاکیدشان را از روی شکل سنتی کمیته بردارند و بر کمیته‌های خاصی بگذارند که به وظایف کوتاه‌مدت یا میان‌مدت علاقمندند. در نتیجه اعضای هیات مدیره تحقیق می‌کردند و یافته‌هایشان را برای بقیه اعضای هیات مدیره شرح می‌دادند و این کار را یا با انجام مصاحبه با اعضای مهم جامعه برکلی و یا بررسی تجربه سایر دانشگاه‌ها که می‌توانست کمکی به تجربه کار در کالج موسیقی برکلی باشد، انجام می‌دادند.

براون می‌گوید، ایده این بود که هیات مدیره، فعالانه در ساختن آینده با کار ما در کالج درگیر شود، به‌جای این که به بحث‌ها و توضیحات ما منفعلانه گوش بدهد و همواره به  ایده‌هایی توجه کند که توسط سایرین معرفی می‌شد.

مرحله بعدی این فرآیند، نشست یا جلسه تعریف هدف با هریک از اعضای هیات مدیره بود. این گفت‌وگو اعضای هیات مدیره را وادار می‌کرد برای بالا بردن میزان تعهدات شخصی به کار در هیات مدیره تلاش کنند.

براون چنین توضیح می‌دهد، یکی از اعضای هیات مدیره گفت، «شما از ما می‌خواهید تا وقت و انرژی بیشتری را صرف کار در اینجا بکنیم. اما من به شما همه آنچه در توانم هست را می دهم.» گفته شدن این جلمه از زبان این عضو هیات مدیره واقعا لحظه مهمی بود. برانگیختن بحث‌های صادقانه شبیه به این، واقعا بخش ارزشمند این فرآیند بود. به مرور زمان، حتی افرادی شبیه به این عضو هیات مدیره که تردید داشتند بتوانند وقت و انرژی بیشتری را برای فعالیت بگذارند، به‌تدریج وارد هیات مدیره  شدند. بالارفتن انتظارات به معجزه شبیه بود.

روحیه و انرژی دادن به هیات مدیره در کالج برکلی هنوز کاری است که ادامه دارد. براون می‌گوید، من وانمود نمی‌کنم ما همه این موضوع را فهمیده بودیم. اما بسیاری از اعضای هیات مدیره می‌گویند که هیات مدیره برکلی، جذاب‌ترین و جالب‌ترین هیات مدیره‌ای است که تاکنون عضوش بوده‌اند. این به ما می‌گوید که ما در راه درستی قرار داریم.

همکاری نزدیک با هیات مدیره باهوش، خوش روحیه و فعال به زمان، انرژی، برنامه‌ریزی، پیگیری و ارتباط مستمر نیاز دارد. اما اگر شما هیات مدیره‌ای واقعا عالی بسازید، ارزشی که این هیات مدیره تولید می‌کند، حتما بیشتر از کاری است که  ساختنش طلب می‌کند.

این مطلب نوشته مشترک جفری سی. واکر و جنیفر مک‌کریا است. جفری سی. واکر یکی از اعضای سابق تیم مدیریت جی.پی مورگان و شرکا، سال‌ها مدیر مقیم مدرسه اقتصاد هاروارد بوده و  به‌خصوص در زمینه کاربرد مهارت‌های بخش خصوصی در جهان مردم‌نهادها تخصص دارد. جنیفر مک‌کریا محقق ارشد در مرکز هاوزر، سازمانی مردم نهاد در دانشگاه هاروارد است. او واحد آموزشی جمع آوری فزآینده کمک‌های مالی را در این مرکز طراحی و تدریس کرده است. اصل این نوشتار را در مجله مطالعات نوآوری اجتماعی دانشگاه استنفورد می‌توانید مشاهده کنید. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.