هفت راه برای انگیزه دادن به کارمندان

خیلی روی حمایت‌های سازمانی برای انگیزه‌ دادن به کارمندان حساب باز نکنید. خودتان دست به کار شوید.
در این مقاله هفت راهکار ساده و عملی به مدیران و سرپرست‌ها پیشنهاد شده تا با اجرای آن یک محیط کار مناسب برای پرورش و افزایش انگیزه در میان کارمندان ایجاد کنند.
اول، هر گونه اطلاعات مورد نیاز کارمندان را برای این‌که بتوانند وظایف خود را به‌صورت کارآمد انجام دهند، مسئولانه و موثر با آن‌‏ها در میان بگذارید.
دوم، فرصت تعامل و برقراری ارتباط کارمندان با مدیران ارشد را مهیا کنید. بگذارید تا کارمندان برای بحث و مطرح کردن ایده‏‌هایشان بتوانند راحت به شما مراجعه کنند.
سوم، فرصت‌هایی را ایجاد کنید تا کارمندان بتوانند مهارت‌‏ها و توانایی‏‌های خود را توسعه دهند.
چهارم، به کارمند خود قدرت بیشتری برای مدیریت کار و استقلال در تصمیم‏‌گیری بدهید.
پنجم، قبل از این‌که یک کارمند محیط کار را غیرقابل تحمل و یا ناکارآمد ببیند، به نگرانی‌‏ها و شکایات او رسیدگی کنید.
ششم، تحسین عملکرد کارمندان را در صدر فهرست کارهای لازم برای انگیزه‌بخشی به آن‌ها بگذارید.
هفتم، رابطه‌‏ای پاسخگو، مسئولانه و جامع میان خود و کارمندان‌تان برقرار کنید. گوش دادن محض را تمرین کنید.

انگیزه ‎بخشیدن به کارمندان یک چالش همیشگی در محیط کار است. سرپرستان و مدیران به‌خصوص در محیط‎هایی که روی رضایت کارمندان به‌عنوان بخشی از راهبرد  سازمان حمایت و تاکید نمی‎شود، راه سختی پیش روی خود دارند. از یک سو، آن‎ها قدرت خود را در بهره بردن از تمام توانایی‎های کارمندان می‎دانند و از سوی دیگر، احساس می‌کنند که از فعالیت‎های آن‎ها برای ایجاد و تقویت انگیزه در کارمندان حمایت و قدردانی کافی نشده است.

توصیه ما به مدیران چیست؟ خیلی روی حمایت‌های سازمانی حساب باز نکنید. هیچ محیط کاری‎ای وجود نخواهد داشت که تمام و کمال از تلاش‎های شما برای کمک به کارمندان برای داشتن رفتاری باانگیزه و مشارکت در کارها، حمایت و پشتیبانی کند. حمایت‌‏کننده‏‌ترین محیط‎های کاری هم هر روز چالش‏‌های جدید خود را دارند که اغلب به‌نظر می‌‏رسد در تضاد با اهداف و تلاش‌‏های شما برای افزایش انگیزه در کارمندان است.

مهم نیست که سازمان شما چه فضایی برای حمایت از انگیزه‏‌بخشی به کارمندان فراهم می کند، شما در محدوده مسئولیت خود و اگر بخواهید، حتی فراتر، می‌‏توانید فضایی ایجاد کنید که خواستار و پرورش‌دهنده انگیزه در میان کارمندان‌تان باشد.

اقدامات ویژه برای افزایش انگیزه کارمندان

یک مدیر یا سرپرست می‌‏تواند با به کار گرفتن هفت راه مهم زیر، یک محیط کار مناسب برای پرورش و افزایش انگیزه در میان کارمندان ایجاد کند:

اول: ارتباطات شفاف

هر گونه اطلاعات مورد نیاز کارمندان برای این‌که بتوانند وظایف خود را به‌صورت کارآمد را انجام دهند، مسئولانه و موثر با آن‌‏ها در میان بگذارید. کارمندان می‎خواهند جزء آن دسته از افرادی باشند که از آن چه که در محیط کار رخ می‌‏دهد یا در حال رخ دادن است، زودتر از بقیه باخبر شوند. آن‎ها اطلاعات لازم برای انجام وظایف خود را نیاز دارند. آن‌ها به اطلاعات کافی نیازمندند تا بتوانند تصمیمات درست مرتبط با کار خود اتخاد کنند.

  • ● بعد از جلسه مدیران، با کارمندان خود جلسه‎ای بگذارید تا آن‏‌ها را در جریان هر گونه تغییرات و اطلاعاتی که در سازمان ممکن است بر روی شغل آن‎ها موثر باشد، قرار دهید. تغییر مهلت پروژه‎ها، بازخورد ذینفعان، بهبود خدمات، فرصت‎های آموزشی، جدیدترین تغییرات در نحوه گزارش‌دهی و یا ساختارهای تعامل در سازمان، همه و همه از موارد مهم برای کارمندان هستند. بیشتر از آن‎چه که شما فکر می کنید، برقراری این ارتباط ضروری است.
  • ● سر میز کار کارمندانی بروید که مستقیما تحت تاثیر تغییرات بوده‌‏اند و با آن‌‏ها بیشتر صحبت کنید. اطمینان حاصل کنید که آن کارمند می‎داند این تغییر چه تاثیری بر روی کار، اهداف، زمان‎بندی و تصمیم‌گیری‎های او خواهد داشت.
  • ● روزانه با تک‌تک کارمندانی که به شما گزارش می‎دهند، صحبت کنید. حتی گفتن یک صبح به‌خیر با روی خوش، به کارمند شما اجازه می‎دهد تا بتواند سر صحبت را با شما باز کند.
  • ● جلساتی با تک‌تک کارمندانی که به شما گزارش می‎دهند، برگزار کنید. این‌که ‌آن‌ها بدانند هر هفته قرار است در این زمان خاص چه کاری انجام دهند، برای آن‏‌ها خوشایند است. کارمندان خود را تشویق کنید که با آمادگی کامل در این جلسات حاضر شوند.
  •  

دوم: تعامل مداوم

  • برای کارمندان فرصت تعامل و برقراری ارتباط با مدیران ارشد و اجرایی عامل ایجاد انگیزه است. سازمان تاورز پرین تحقیق جدیدی با نام مطالعه نیروی کار جهانی انجام داده که شامل نزدیک به ۹۰هزار کارمند از هیجده کشور مختلف است. در این تحقیق مشخص شد که نقش مدیران ارشد در جذب کارمندان بیشتر از سرپرست مستقیم آنان است.
  • ● صادقانه، راحت و زود به زود با کارمندان خود ارتباط برقرار کنید. هر چند وقت یک‌بار جلسات منظم با تمام کارمندان خود برگزار کنید، در جلسات گروه به‌طور منظم شرکت کنید و با قدم زدن در محیط سازمان با کارمندان بخش‎های مختلف صحبت کنید و خود را علاقه‏‌مند به کارشان نشان دهید.
  • ● سیاست «در‏‎های باز» را اجرا کنید تا کارمندان برای بحث، به اشتراک گذاشتن ایده‏‌ها و مطرح کردن ایده‏‌هایشان بتوانند هر موقع که خواستند به شما مراجعه کنند. اطمینان حاصل کنید که مدیران می‌‏دانند تمام مشکلاتی که آن‏‌ها می‌‏توانند و وظیفه دارند که حل کنند، به آن‌‏ها ارجاع داده خواهد شد و این وظیفه مدیر اجرایی است که اول به این مشکلات گوش بدهد.
  • ● به کارمندان خود وقایع مهم زندگی مانند تولد کودک‌شان را تبریک بگویید.از سفرهایشان در تعطیلات بپرسید و نظرشان را در مورد مراسم‏‌ها و رویدادهای سازمان و زندگی شخصی‌شان بپرسید. به اندازه کافی به این رویدادها و فعالیت‌های زندگی کارمندان خود علاقه نشان دهید.
  •  

سوم: فرصت‌های رشد

برای کارمندان خود فرصتی فراهم کنید که بتوانند مهارت‌‏ها و توانایی‏‌های خود را توسعه دهند. کارمندان  همواره می‎خواهند که مهارت‌‏ها و توانایی‌‏های خود را توسعه دهند. آن ‏ها تکرار کارهای پرزحمتی را که نیازی به استفاده از عقل و دانش نیست، نمی‌‏خواهند.

  • ● به کارمندان اجازه دهید تا در جلسات مهم، جلسات با دیگر بخش ‏ها و جلساتی که معمولا سرپرست‌‏ها در آن حضور دارند، شرکت کنند.
  • ● کارمندان را به رویدادها، فعالیت‌‏ها، و جلسات غیرمعمول و جالب دعوت کنید. شرکت در یک جلسه مدیران اجرایی برای یک کارمند در غیاب شما و به‌عنوان نماینده آن بخش، فرصتی فوق‎العاده برای او در جهت یادگیری و کسب تجربه است.
  • ● اطمینان حاصل کنید که هر کارمند چندین هدف به عنوان بخشی از طرح توسعه عملکرد فصلی دارد و آن را دنبال می‎کند. اهداف توسعه شخصی نیز در همین برنامه قرار دارند.
  • ● مسئولیت‌‏هایی را که کارمند دوست ندارد و یا روزمره شده است، با بقیه تقسیم کنید. از کارمندان جدیدتر، کارآموزان، و کارمندان قراردادی استفاده کنید که ممکن است همان کار را چالش‌بر‌انگیز و با ارزش بدانند و یا حداقل این که، شرایطی فراهم کنید همه کارمندان نوبتی این دسته از کارها را انجام ‎دهند.
  • ● به کارمندان خود این فرصت را بدهید تا در نقش‏‌ها و مسئولیت‏‌های دیگر هم آموزش ببینند. برای انجام وظایف، کارها و پروژه‎ها، مسئول جانشین انتخاب کنید.
  •  

چهارم: استقلال عمل

کارمندان انگیزه زیادی از ماهیت و خود کار می‎گیرند. کارمندان به‌دنبال خودمختاری و استقلال در تصمیم‌گیری و در چگونگی انجام وظایف محول شده به آن‌‏ها هستند.

  • ● به کارمند خود قدرت بیشتری برای مدیریت کار و تصمیم‏‌گیری بدهید. بعد از تعریف محدودیت‏‌ها، مرزها و نقاط بحرانی که انتظار دریافت بازخورد دارید و در قالب چارچوب واضحی از طرح توسعه عملکرد فصلی و برقراری ارتباطات کارآمد، تصمیم‏‌گیری را به آن‏‌ها محول کنید.
  • ● شرح وظایف شغلی را برای تعریف مسئولیت‌‏های سطح بالاتر و جدیدتر، تغییر دهید. وظایفی به کارمند خود واگذار کنید که به رشد مهارت‏‌ها و دانش او کمک کند. محدوده شغلی‏ آن‌‏ها را برای توسعه قابلیت‏‌ها و افزایش توانایی مشارکت در انجام کار گسترش دهید.(به‌طور هم‏زمان، برخی از وظایف وقت‌‏گیرتر و ناخوشایندتر او را از دوش‌اش بردارید تا کارمند احساس نکند که وظایف جدید، در واقع «بیشتر شدن حجم کار» است)
  • ● به کارمند اجازه بدهید در جلسات سطح بالاتر اظهار نظر کند؛ اجازه دسترسی به جلسات و پروژه‌های مهم‌‏تر و مورد علاقه‏‌اش را به او بدهید.
  • ● با قرار دادن کارمند در لیست‎های ایمیلی خاص، جلسات گزارش خلاصه وضعیت سازمان و در دایره افراد مورد اطمینان خود، برای او فرصت بیشتری را فراهم کنید.
  • ● به کارمند خود فرصت بیشتری برای تاثیرگذاری در اهداف، اولویت‏‌ها و معیارهای ارزیابی بخش یا سازمان بدهید.
  • ● به کارمندتان فرصت هدایت یک پروژه یا گروه را بدهید. برای این پروژه یا تیم‌ها نیروی انسانی اختصاص دهید و یا آن‌‏ها را تحت سرپرستی مستقیم او قرار دهید.
  • ● اجازه دهید که کارمندتان زمان بیشتری را با مدیر خود صرف کند. اکثر کارمندان این توجه ویژه را با ارزش می‌‏دانند.
  •  

پنجم: پیگیری همدلانه

  • قبل از این‌که یک کارمند محل کار را غیرقابل تحمل و یا ناکارآمد کند، به نگرانی‌‏ها و شکایات آن‏‌ها رسیدگی کنید. بسیار مهم و حیاتی است که به شکایت کارمندتان برای ایجاد فضا و محیط کاری که ایجادکننده انگیزه است، گوش بدهید و او را در جریان چگونگی رسیدگی به شکایت‌اش قرار بدهید (این مواردی از شکایات کارمندان است که افراد به‌طور متداول در محیط کارشان به آن‌‏ها بر می‏‌خورند). حتی اگر نتوانید آن‏‌چنان که کارمندتان می‌‏خواهد، به شکایت‌اش رسیدگی کنید، این واقعیت که شما به شکایت او رسیدگی کردید و در مورد راه‌حل و بررسی آن به کارمند نظر دادید، قابل قدردانی است. اهمیت حلقه بازخورد در پرداختن به نگرانی‌‏های کارمندان را نباید دست کم گرفت و باید بر آن زیاد تاکید کرد.
  • ● پشت در بسته در اتاق خود ننشینید و کارمندان خود را تشویق کنید که با نگرانی‎ها و سوالات معقول و به جای خود به شما مراجعه کنند.
  • ● همواره وضعیتی را که کارمند از آن ابراز نگرانی کرده است، بررسی کنید و بازخورد ارائه دهید. نگرانی یا شکایت، خود به خود با نادیده گرفتن موضوع از بین نمی‌‏روند. برای یک کارمند هیچ چیزی بیشتر از احساس این‌که نگرانی مشروع و به جای او مورد خطاب قرار نگرفته است، باعث بهت و حیرت نمی‌‏شود.
  •  

ششم: قدردانی

تحسین عملکرد کارمندان در صدر فهرست کارهای لازم برای انگیزه‌بخشی به آن‌ها است. بسیاری از سرپرست‌ها، ارزش ستایش و تحسین را برابر با پاداش نقدی می‌‏دانند. البته که کارمندان از دریافت پول اضافه خشنود می‌شوند ولی از یک ستایش، تشکر شفاهی یا کتبی، یا ارائه فرصت‌های خارج از محدوده شغلی و توجه از سوی سرپرست خود نیز می‌توانند به همان اندازه شاد و پر انگیزه شوند.

  • ● یک نامه تشکر با جزئیات برای ستایش و تشکر از کار انجام شده توسط کارمند بنویسید تا رفتاری را که می‏‌خواهید از او بیشتر ببینید، در آینده هم ادامه داشته باشد.
  • ● به‌صورت شفاهی از یک کارمند برای کار و مشارکت‌اش قدردانی و او را تشویق کنید. به میز کار او بروید و این کار را انجام دهید.
  • ● به کارمندتان کادویی کوچک جهت نشان دادن قدردانی خود بدهید. به رسم متداول در سازمان یک کارت، شکلات مورد علاقه‌اش، یک شاخه گل، سبد میوه برای همه و .... به آن‎ها اهدا کنید تا روز خوبی برایشان ساخته باشید.
  •  

هفتم: ارتباطات هدفمند

کارمندان قدردان رابطه‌‏ای پاسخگو، مسئولانه و جامع با سرپرست مستقیم خود هستند. تعامل یک کارمند با سرپرست مستقیم خود، بزرگ‌‏ترین و مهم‌‏ترین عامل رضایت او از کارش است.

  • ● سعی کنید تا حد امکان جلسات منظم خود را کنسل نکنید و اگر مجبور به این کار شدید، بر سر کار میز کارمند خود بروید و شخصا با گفتن دلیل، عذرخواهی کنید و بلافاصله جلسه‎ای دیگر ترتیب دهید. پشت سر هم برگزار نکردن جلسه با یک کارمند حامل پیام مشخص و واضحِ بی‌احترامی به او است.
  • ● هر روز با تمام کارمندانی که به شما مستقیما گزارش می‌‏دهند، صحبت کنید. رابطه را این تعامل روزانه می‌‏سازد و در زمان مشکلات، ناامیدی و یا زمانی که مجبور هستید در مورد بهبود عملکرد کارمند صحبت کنید، به کارتان می‌‏آید.
  • ● گوش دادن محض را تمرین کنید. کارمندی را که ایده یا راهی برای بهبود کار با شما در میان می‌‏گذارد، تشویق کنید. حتی اگر فکر می‏‌کنید آن ایده کاربردی نیست، قبلا امتحان‌شده و ناموفق بوده و یا باور دارید که مدیران سطح بالاتر از آن حمایت نمی‌‏کنند، بلافاصله و مستقیم به او نگویید چون این آن چیزی نیست که کارمند انتظار شنیدن‌اش را از سرپرستش داشته باشد.
  • ● برای ایجاد انگیزه در کارمندان به نفع شما نیست که مشارکت کارمندان و ایده‏‌های آن‌‏ها را درجا رد کنید و کنار بگذارید. با این کار آن‌ها را عصبی می‌‏کنید، انگیزه‏‌شان را از بین می‌‏برید و ایده‏‌ها و افکارشان را خرد و ناچیز می‏‌کنید.
  • ● با ذهنی باز و خلاق در مورد چگونگی بررسی ایده، حمایت از کارمند در جهت عملی کردن ایده نوآورانه، اختصاص زمان لازم برای انجام آزمایشی ایده و سایر اقدامات لازم فکر کنید. تشویق، تاثیر مثبتی در انگیزش کارمندان به ارمغان می‌آورد.
  • ● به یاد داشته باشید که ارتباط غیرکلامی بیشتر از کلمات گویای پاسخ صادقانه شما در مورد ایده‏ ها، نگرانی‎ها و پیشنهادات کارمندتان است. توجه کنید، برای به‌دست آوردن اطلاعات بیشتر سوال بپرسید و روی درک ارتباط کارمند تمرکز کنید. از نشان دادن این واکنش‌‏ها اجتناب کنید: بالا انداختن شانه، پشت چشم نازک کردن و یا کم‌توجهی، همگی توهین و تحقیرآمیز هستند.
  • ● مهم‎ترین عامل در حفظ کارمند، رابطه میان او و سرپرست مستقیم او است. کاملا از آن‏‌چه که کارمندتان می‌‏خواهد و به آن نیاز دارد آگاه باشید تا فضا و محیط کاری مناسب برای انگیزش کارمندان ایجاد کنید.
  •  

میان سرپرستان و مدیرانی که مسئول نظارت بر کار دیگر کارمندان هستند، انگیزه‌بخشی به کارمندان یک منفعت مشترک است. شما می‎توانید تلاش خود را در جهت افزایش انگیزه کارمندان بیشتر کنید. هفت قدم و رفتار مهم که می‌‏توانید هر روز برای انگیزه بخشیدن به کارمندان انجام دهید در این مقاله پوشش داده شده است. اگر شما به‌صورت مداوم به این عوامل انگیزش کارمندان توجه کنید، کارمندانی با انگیزه، پرهیجان و فعال و موثر خواهید داشت. به‌عنوان مدیر یا سرپرست، چه چیزی بالاتر از داشتن این‎گونه کارمندان می‎خواهید؟

این مطلب نوشته سوزان هیتفیلد، کارشناس منابع انسانی و مشاور در حوزه مدیریت و توسعه سازمانی است. اصل این نوشتار را این‌جا می‌توانید مشاهده کنید. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.