چگونه دشواری‌های ارزیابی عملکرد را آسان کنیم؟

ارزیابی عملکرد ساده نیست و در میان مدیران هم محبوبیت چندانی ندارد. اما به‌جای حذف آن از تیم یا سازمان‌، بهتر است این فرآیند را بهبود بخشیده و آن را قابل اجرا و کارآمد کنیم.
ارزیابی عملکرد وقت‌گیر و پیچیده است. اما در صورت نادیده گرفتن آن ممکن است در آینده سازمان وقت و بودجه جبران‌ناپذیری را صرف اصلاح مشکلاتی کند که با انجام این فرآیند قابل پیش‌بینی بودند.
معمولا ارزیابی در انتهای سال انجام می‌شود اما گاهی اهدافی که در ابتدای سال تعیین شده‌اند بازتاب واقعیت آن‌چه که در طول سال اتفاق افتاده نیستند. برای انجام ارزیابی‌های کوچک‌تر در نیمه سال برنامه‌ریزی کنید.
ارزیابی نکردن بهتر از یک اجرای یک فرآیند ارزیابی غلط و پرهزینه است، اما راه بهتر این است که این ریسک‌ها را با آموزش و آگاهی دادن کمتر کنید.
یکی از انتقادات وارد شده به فرآیند ارزیابی عملکرد این است که نتایج آن تنها روی افرادی با عملکرد خیلی عالی و خیلی ضعیف تاثیرگذار است. اما از طرفی بیشتر تصمیم‌گیری‌های حوزه منابع انسانی راجع به همین دو طیف است.
از فواید غیر قابل انکار فرآیند ارزیابی عملکرد این است که با تعیین اهداف مشخص برای هر عضو تیم در طول این فرآیند شما کارآمدی تیم را بالا می‌برید.
یک فرآیند ارزیابی عملکرد، بر مبنای معیاری که انتخاب می‌کنید به شما اجازه می‌دهد که فرهنگ تیم یا سازمان را به شکل سازنده‌ای دهید.
فرآیند ارزیابی عملکرد فرصتی برای ارائه بازخورد به اعضای تیم است. اعضای جوان‌تر تیم اگر به میزان کافی از شما بازخورد بگیرند سازمان شما را ترک نخواهند کرد.

چرا تا حرف از ارزیابی عملکرد می‌شود همه فرار می‌کنند؟ حتی بعضی از مدیران باور دارند ارزیابی عملکرد باید به کلی حذف شود. تعداد معدودی سازمان بزرگ و اسم و رسم‌دار نیز مانند سازمان اکسنچر سیستم ارزیابی عملکرد را از سطح سازمان خود حذف کرده‌اند. انتفاد و حمله به فرآیند ارزیابی عملکرد چیز تازه‌ای نیست و از سال ۲۰۰۰ به‌طور جدی از سوی برخی از مشاوران حوزه مدیریت مطرح شده است. اما چرا ارزیابی عملکرد در میان مدیران محبوبیت چندانی ندارد؟ در این مطلب به چهار دلیلی می‌پردازیم که مدیران آن‌ را به‌عنوان مهم‌ترین چالش‌های ارزیابی عملکرد مطرح کرده‌اند و این‌که چطور می‌توان این موانع را رفع کرد یا به حداقل میزان ممکن کاهش داد.

اول، زمان‌بر بودن: برای اغلب مدیران، زمان با ارزش‌ترین دارایی است. ارزیابی عملکرد وقت می‌برد و اغلب پیچیده است و کنار گذاشته می‌شوند. اما از طرف دیگر وقتی این ارزیابی‌ها انجام نشوند برخی فرآیندهای الزامی درون سازمان رعایت نشده و ممکن است بعدها در یک پرونده قضایی علیه سازمان در دادگاه استفاده شوند. ولی آیا نمی‌شود از پیچیدگی فرآیند ارزیابی کاست و آن را تمام و کمال بجا آورد؟  

دوم، مشمول مرور زمان شدن: با سرعت بالای تغییرات در این عصر، اهدافی که امروز تعریف می‌کنید فردا دیگر از تاریخ مصرف‌شان گذشته است. معمولا ارزیابی در انتهای سال انجام می‌شود اما گاهی اهدافی که در ابتدای سال تعیین شده‌اند ممکن است بازتاب واقعیت آن‌چه که در طول سال اتفاق افتاده نباشند. آیا نمی‌شود زمان‌بندی ارزیابی‌ها را طوری تنظیم کرد که وسط سال انجام شوند؟

سوم، خطا و بی‌دقتی کردن: برخی از خطاهایی که در فرآیند ارزیابی‌ اتفاق می‌افتند تکان‌دهنده‌اند و اگر این خطاها منجر به دعوی حقوقی شود برای سازمان بسیار هزینه‌بر خواهد بود. درست است که ارزیابی نکردن بهتر از یک فرآیند ارزیابی غلط و پرهزینه است، اما آیا نمی‌شود این ریسک‌ها را با آموزش و آگاهی دادن کم کرد؟

چهارم، ثمردهی تنها در دو سر طیف: یکی از انتقادات وارد شده به فرآیند ارزیابی عملکرد این است که نتایج این ارزیابی تاثیری روی اکثریت کارکنان ندارد و منفعت اصلی آن برای کسانی است که از نظر کیفیت عملکرد یا در رده‌های خیلی بالا یا خیلی پایین قرار دارند، یعنی افرادی با عملکرد خیلی عالی و خیلی ضعیف. اما آیا بیشتر تصمیم‌گیری‌ها راجع به همین دو طیف نیست؟

از یک سو بدون تردید نگرانی‌های بالا مشروعیت دارند، اما از سوی دیگر ارزیابی عملکرد می‌تواند برای سازمان اهداف ارزشمندی را ارضا کند:

اول، بالابردن کارآمدی: با تعیین اهداف مشخص در طول فرآیند ارزیابی عملکرد، احتمال این‌که اعضای تیم به آن اهداف برسند بیشتر است. اگر شما هیچ هدف فردی برای اعضای تیم تعریف نکنید آن‌ها ممکن است به اهداف کلی پروژه یا سازمان برسند، اما هیچ دستاورد بیشتر یا ارزش افزوده‌ دیگری نخواهند داشت.

دوم، فرهنگ‌سازی: یک فرآیند ارزیابی عملکرد، بر مبنای معیاری که انتخاب می‌کنید به شما اجازه می‌دهد که فرهنگ تیم یا سازمان را به شکل سازنده‌ای دهید. برای مثال بر همین اساس اگر بخواهید تعهدتان به تنوع و پذیرش تفاوت‌ها را در میان اعضای تیم افزایش دهید، ارزیابی عملکرد می‌تواند و باید معیاری برای تصمیم‌‌گیری در این زمینه باشد.

سوم، خط مبنایی برای تصمیم‌گیری‌های مربوط به اعضای تیم: همان‌طور که بالاتر شرح دادیم ارزیابی عملکرد تا حدی بیشترین تاثیرگذاری را برای آن دسته از اعضای تیم دارد که در بالاترین یا پایین‌ترین‌ رده از نظر کیفیت کار قرار دارند. اما این دو سر طیف دقیقا همان جایی است که بسیاری از تصمیمات راجع به اعضای تیم گرفته می‌شود: ترفیع و یا خاتمه همکاری. ارزیابی عملکرد می‌تواند به دفاع از کسی بیاید که علیه‌ او تبعیض صورت گرفته و او فرصتب برای ترفیع گرفتن نداشته، یا به کسی که به همکاری‌اش خاتمه داده‌اند کمک کند. همچنین ارزیابی عملکردی که مکتوب انجام شده است می‌تواند در دعوای حقوقی و اختلافات بین سازمان و کارکنان به‌عنوان یک سند و به نفع سازمان مورد استفاده قرار گیرد.

چهارم، فرصتی برای ارائه بازخورد: همه اعضای تیم انتظار دارند از مدیرشان بازخورد بگیرند. البته این موضوع برای نسل جوان متولدین سال ۲۰۰۰ به بعد بیشتر است، اگر به آن‌ها بازخورد ندهید از تیم و سازمان شما را ترک خواهند کرد.

چند توصیه زیر برای حفظ و پایداری فرآیند ارزیابی عملکرد آمده است، و در عین حال به شما کمک خواهند کرد نقاط ضعف بالقوه این فرآیند را به حداقل ممکن برسانید:

  • ● ساده‌ برگزار کنید: هیچ‌کس دنبال کار غیرضروری و بیهوده اجرایی نیست. پس ارزیابی‌ها را ساده‌ کنید تا برایتان قابل انجام باشند. به‌جای کمال‌گرایی و پیچیده کردن این فرآیند اگر آن را ساده و به میزان قابل انجام اجرا کنید، ثمردهی زیادی برایتان خواهد داشت.
  • ● سال که به نیمه رسید دوباره ارزیابی کنید: ارزیابی‌های سالانه که در نیمه سال انجام می‌شوند یا حتی ارزیابی‌های کوچک‌تر فصلی برای ارائه بازخورد را انجام دهید چون ارزیابی یک اتفاق گسسته در مدیریت نیست بلکه بخشی از فرآیند بزرگ‌تر مدیریت عملکرد اعضای تیم است. ارزیابی‌های وسط سال ضرورت دارند چون فرصتی را فراهم می‌کنند برای سنجش دوباره و در صورت لزوم، تغییر اهداف تعریف شده.
  • ● به سرپرست تیم‌ها مسئولیت ارزیابی بدهید: یکی از معیارهای ارزیابی برای سرپرست تیم‌ها را تکمیل به‌موقع ارزیابی‌ عملکرد اعضای تیم قرار دهید. اگر مبنای ارزیابی‌تان را مسئولیت‌های واگذارشده در فرآیند ارزیابی قرار دهید، اعضای تیم وظایف‌شان را جدی‌تر می‌گیرند (به‌خصوص اگر نتیجه ارزیابی به افزایش مزایای افراد گره خورده باشد).
  • ● سرپرست تیم‌ها را آموزش دهید: درست است که سرپرست تیم‌ها مرتکب اشتباه می‌شوند اما این به دلیل عدم توانایی نیست، بلکه به دلیل فقدان آموزش است. سرپرست تیم‌ها را راجع به کارهایی که باید انجام دهند و خطاهایی که باید از آن‌ها پرهیز کنند، آموزش دهید.
  •  

سه حوزه‌ای که نیاز به آموزش را نشان می‌دهند از این قرارند:

  • ● کم کردن ریسک در مواقعی که بیش از حد لازم ارزیابی انجام می‌شود (این خطر را دارد که در شکایت‌های علیه سازمان به‌عنوان مدارک قانونی مورد استفاده قرار گیرند چون سازمان قادر نبوده است بر اساس نتایج ارزیابی درباره شرایط کارکنان تصمیمات لازم را اجرایی کند)
  • ● بی‌دقتی در استفاده از برچسب‌ها بدون ارائه شواهد از رفتار عضو تیم به او (معمولا در فرآیند ارزیابی استفاده از برچسب‌ها آسان‌تر است تا بررسی رفتار اعضای تیم، و باید از افتادن در این تله اجتباب کرد)
  • ● عیب‌جویی از نیت اعضای تیم با به‌کار بردن عباراتی از قبیل «تو تلاش نمی‌کنی» (این یک حمله به شخص کارمندتان است که زمینه برای شکایت قانونی از شما فراهم می‌کند. داشتن و یا نداشتن قصد و نیت را نمی‌توان ثابت کرد، بنابراین مطرح کردن این موضوع کاملا بی معنی است).
  •  

در مجموع باید بگوییم فرآیندهای استخدامی نیز مشکلاتی دارد، اما آیا باید به کل استخدام را حذف کنیم؟ همچنین فرآیندهای اعطای دستمزد و مزایا هم نقات ضعفی دارند، آیا باید کلا حذف‌شان کنیم؟ مسلما نه! چرا باید فرآیند ارزیابی عملکرد مستثنی واقع شود؟ پس ارزیابی عملکرد را بهبود بخشید و آن را به کل حذف نکنید.

این مطلب نوشته جاناتان ای. سیگال شریک و مدیر ارشد موسسه دواین موریس در فیلادلفیا است که در حوزه منابع انسانی به سازمان‌ها و مدیران خدمات مشاوره ارائه می‌کند. اصل این نوشتار را در تارنمای آنترپرنر می‌توانید مشاهده کنید. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.