شیوه تنظیم دستور برای یک جلسه کارآمد

تنظیم ضعیف دستور جلسه باعث می‌شود اعضای تیم نتوانند خود را برای جلسه آماده کنند، در طول جلسه مدام از موضوع بحث منحرف شده و موضوعات مورد بحث اتلاف وقت تیم باشد.
یک دستور جلسه کارآمد به اعضای تیم کمک می‌کند تا خود را برای جلسه آماده سازند، زمان به قدر کافی و به‌طرز هوشمندانه‌ای به موضوعات تخصیص داده شود، و مشخص باشد که بحث چه زمانی به نتیجه رسیده است.
اگر می‌خواهید تیم شما در جلسات مشارکت کنند، اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه شامل مواردی است که نیازهای اعضای تیم را منعکس می‌کند. در هنگام تهیه دستور جلسه از آن‌ها کمک بگیرید.
زمان جلسه تیمی گران‌بها و برنامه‌ریزی آن دشوار است. این جلسات اساسا باید برای بحث و تصمیم‌گیری بر سر موضوعاتی باشند که روی کل تیم تاثیر‌گذار است و تمامی تیم باید برای حل این چالش‌ها مشارکت کنند.
موضوعات دستور جلسه را به‌صورت سوال‌هایی که تیم باید به‌ آن‌ها پاسخ دهد فهرست‌ ‌کنید، نه مجموعه‌ای از عبارات خبری.
هدف از مطرح کردن موضوعات نوشته شده در صورت‌جلسه را بیان کنید. آیا هدف‌تان صرفا اطلاع‌رسانی است یا قصد دارید درباره یک موضوع نظرسنجی یا تصمیم‌گیری کنید؟
دستور جلسه را با فاصله زمانی کافی قبل از جلسه بین اعضا توزیع کنید تا تیم بتواند پیشاپیش مطالب پیش‌زمینه را خوانده و برای هر مورد از دستور جلسه، افکار اولیه خود را جمع و جور کنند.
در دستور جلسه تعیین کنید که چه کسی مسئولیت هدایت بحث درباره هر موضوع را به‌عهده دارد.
اولین موضوع قابل بحث جلسه را «مرور و تغییر دستور جلسه در صورت لزوم» قرار دهید.

ما همه در جلساتی حضور داشته‌ایم که شرکت‌کنندگان برای جلسه آماده نبودند، از موضوع بحث منحرف شده‌اند و موضوعات مورد بحث اتلاف وقت اعضای تیم بوده‌اند. این مشکلات و مشکلات دیگری مانند این، از تنظیم ضعیف دستور جلسه ناشی می‌شوند. یک دستور جلسه کارآمد تعیین می‌کند که از قبل و در طول جلسه انتظار چه چیزی می‌رود. این به اعضای تیم کمک می‌کند تا خود را برای جلسه آماده سازند، زمان کافی و هوشمندانه تخصیص داده شود، به سرعت تمرکز همه را به یک موضوع جلب کرده و تعیین می‌کند که بحث چه زمانی به نتیجه رسیده است. حتی اگر همچنان در طول جلسه مشکلاتی پیش بیاید، یک دستور جلسه‌ که به‌خوبی تنظیم شده باشد توانایی تیم را برای رسیدگی سریع و موثر به این مشکلات افزایش می‌دهد.

در این مطلب برخی نکات آموزشی جهت تنظیم یک دستور جلسه کارآمد برای جلسات آتی شما همراه با یک نمونه ساده از دستور جلسه و یک الگو ارائه می‌شود. می‌توانید از این نکات آموزشی برای هر جلسه‌ای چه یک ساعت طول بکشد چه سه روز، چه با یک گروه پنج نفری باشد یا چهل نفری، استفاده کنید.

● به دنبال نظر اعضای تیم باشید

اگر می‌خواهید تیم شما در جلسات مشارکت کنند، اطمینان حاصل کنید که دستور جلسه شامل مواردی است که نیازهای اعضای تیم را منعکس می‌کند. از تیم خود بخواهیدآن‌ها نیز موضوعاتی را برای گنجاندن در دستور جلسه پیشنهاد کنند و دلیل بیاورند که چرا آن موضوع باید در نشست تیم مورد بررسی قرار گیرد. اگر در نهایت تصمیم گرفتید که یک موضوع را در دستور جلسه نگنجانید، پاسخگو باشید، یعنی به عضوی از تیم که آن را پیشنهاد داده بود دلیل خود را توضیح دهید.

● موضوعاتی را انتخاب کنید که روی کل تیم تاثیرگذار است

زمان جلسه تیمی گران‌بها و برنامه‌ریزی آن دشوار است. این جلسات اساسا باید برای بحث و تصمیم‌گیری بر سر موضوعاتی باشند که روی کل تیم تاثیر‌گذار است و تمامی تیم باید برای  حل این چالش‌ها مشارکت کنند. این چالش‌ها و موضوعات اغلب درباره نحوه هماهنگی و همکاری اعضا با یکدیگر است چون کارها و وظایفی دارند که به هم مرتبط است. یا ممکن است راجع به موضوعاتی باشند که افراد اطلاعات و نیازهای متفاوتی درباره آن‌ دارند. برای مثال: چگونه به بهترین نحو منابع مشترک را تخصیص دهیم؟ چگونه زمان پاسخ‌گویی را کاهش دهیم؟ اگر تیم قسمت عمده زمان جلسه را صرف مسائل مرتبط با کل تیم نکند، اعضا از مشارکت خودداری کرده و در نهایت از شرکت در جلسات اجتناب خواهند ورزید.

● موضوعات دستور جلسه را به‌صورت سوال‌هایی که تیم باید به‌ آن‌ها پاسخ دهد فهرست‌ ‌کنید

اغلب موضوعاتی که در دستور جلسه گنجانده می‌شوند صرفا یک رشته کلمات به‌صورت یک عبارت هستند، برای مثال: «تخصیص دوباره فضای اداری» این عبارات باعث می‌شوند شرکت‌کنندگان جلسه با تعجب از خود بپرسند: «تخصیص دوباره فضای اداری که چی؟» اما وقتی موضوعات را به صورت سوال‌هایی برای پاسخ دادن فهرست‌ کنید، در عوض این‌طوری زیر برداشت می‌شوند «تحت چه شرایطی، اگر اصلا، باید فضای اداری را دوباره تخصیص داد؟»

سوال‌ها اعضای تیم را قادر می سازند تا بهتر خود را برای بحث آماده سازند و بفهمند که آیا توضیحات آن‌ها و دیگران موضوعیت دارد یا خیر. در طول جلسه، اگر کسی فکر کند که یک توضیح فاقد موضوعیت است، می‌تواند برای مثال بگوید: «نمی‌توانم ارتباطی بین توضیح شما و مساله‌ای که ما سعی داریم پاسخ دهیم، ببینم. آیا می‌توانید کمک کنید تا ربط آن را بفهمم؟» در نهایت، تیم می‌داند که وقتی سوالی پاسخ داده شد، بحث تکمیل شده است.

● هدف از مطرح کردن موضوعات نوشته شده در صورت‌جلسه را بیان کنید

در صورت‌جلسه بیان کنید هدف از موضوع مورد نظر صرفا به اشتراک گذاشتن اطلاعات است، یا قرار است نظرسنجی برای یک تصمیم صورت بگیرد و یا هدف، تصمیم‌گیری است. اگر اعضای تیم ندانند آیا صرفا باید گوش دهند یا باید نظرشان را بدهند، یا این‌که بخشی از فرآیند تصمیم‌گیری خواهند بود یا خیر، مشارکت برایشان سخت می‌شود. اگر اعضای تیم فکر کنند که در تصمیم‌گیری مشارکت دارند در حالی‌که شما صرفا نظر آن‌ها را می‌خواهید، در پایان جلسه همه کلافه خواهند بود. بهتر است آخرین اطلاعات لازم، قبل از جلسه بین اعضا توزیع شود و آن‌ها فرصت مطالعه داشته باشند و یک بخش مختصری از جلسه صرف پاسخ‌گویی به سوالات در این‌باره شود. اگر هدف تصمیم‌گیری است، قاعده تصمیم‌گیری را توضیح دهید. اگر شما تیم را رهبری می‌کنید، در آغاز بحث درباره هر یک از موضوعات دستور جلسه می‌توانید بگویید: «در صورت امکان، مایلم با توافق جمعی روی این موضوع تصمیم‌گیری شود. این بدان معناست که همه با توجه به نقش خود در تیم می‌توانند در تصمیم مشارکت داشته یا از یک تصمیم حمایت کنند. اگر بعد از یک ساعت نتوانیم سر یک تصمیم به توافق برسیم، من بنا بر گفتگویی که داشته‌ایم، حق تصمیم‌گیری را برای خود محفوظ خواهم دانست. من تصمیم خود و دلایل اتخاذ آن را عنوان خواهم کرد.»

● برای هر یک از موضوعات صورت‌جلسه زمان‌بندی واقع‌کرایانه برای بحث در نظر بگیرید

این کار به دو هدف یاری می‌رساند. اول، لازم است که محاسبه کنید که تیم برای معرفی موضوع، پاسخ به سوالات، تحلیل دیدگاه‌های مختلف، ایجاد راهکار‌های احتمالی و توافق بر سر کارهایی که باید بعد از بحث و تصمیمات انجام شود، به چه مقدار زمان نیاز دارد. رهبران معمولا مقدار زمان مورد نیاز را کم تخمین می‌زنند. اگر ده نفر در جلسه شما حاضر باشند و شما برای تصمیم‌گیری سر این‌که تحت چه شرایطی، اگر اصلا، فضای اداری را بازتخصیص خواهید کرد، ده دقیقه وقت بدهید، احتمالا زمان را کم تخمین زده‌اید. با انجام یک محاسبه ریاضیاتی ساده، متوجه خواهید شد که با این زمان اندک، تیم شما بعد از این‌که هرکسی یک دقیقه صحبت کرده است، باید فورا به یک تصمیم رسیده باشد.

دومین هدف این است که زمان‌بندی اعضای تیم را قادر ‌سازد تا صحبت خود را در چارچوب زمانی اختصاص داده شده بگنجانند یا زمان بیشتری درخواست کنند. هدف از زمان‌بندی و ثبت آن رو صورت‌جلسه، متوقف کردن بحث پس از اتمام زمان نیست؛ چنین کاری صرفا باعث اتخاذ تصمیمات ضعیف و کلافگی در میان اعضای تیم می‌شود. هدف از زمان‌بندی، بهبود در تخصیص زمان کافی برای تیم است تا به‌طور موثر و کارآمد به سوالات پیش‌رو پاسخ دهد.

● فرآیندی برای بررسی هر کدام از موارد دستور جلسه پیشنهاد کنید

این فرآیند تعیین می‌کند که تیم برای تکمیل بحث یا تصمیم‌گیری چه مراحلی را طی خواهد کرد. توافق بر سر این فرآیند کارآیی جلسه را به‌طرز قابل توجی افزایش خواهد داد، با این حال رهبران به ندرت این کار را انجام می‌‌دهند. تا وقتی تیم روی یک فرآیند توافق نکرده باشد، اعضای تیم ولو با حسن نیت، با پیروی از فرآیندی که خودشان انتخاب می‌کنند، مشارکت خواهند کرد. احتمالا این تجربه را در جلسات‌تان شاهد بوده‌اید: برخی از اعضای تیم سعی می‌کنند که صورت مساله را تعریف کنند، برخی دیگر از اعضای تیم نمی‌دانند چرا این موضوع در دستور جلسه قرار دارد، و برخی دیگر از اعضا از قبل مساله را تشخیص داده و مشغول ارزیابی راهکار‌ها هستند.

فرآیند بررسی یک موضوع باید در دستور جلسه به‌صورت کتبی قرار بگیرد. وقتی در طول جلسه به موضوع مورد نظر رسیدید، فرآیند را توضیح داده و موافقت اعضا را جویا شوید: «پیشنهاد می‌کنم که از فرآیند زیر استفاده کنیم. اول ده دقیقه درباره اطلاعات در دسترس و مربوط به موضوع صحبت می‌کنیم. دوم، ده دقیقه برای تشخیص و توافق بر سر فرضیاتی که لازم است داشته باشیم. سوم ده دقیقه درباره تشخیص و توافق بر سر منافعی که باید در هر راهکار برآورده شود. در نهایت، پانزده دقیقه وقت صرف خواهیم کرد تا راهکاری پیشه کنیم که تاحد ممکن تمامی منافع را در نظر گرفته و با اطلاعات مرتبط و فرضیات سازگار باشد. آیا پیشنهادی برای بهبود این فرآیند هست؟»

● مشخص کنید که اعضا چگونه باید خود را برای جلسه آماده سازند

دستور جلسه را با فاصله زمانی کافی قبل از جلسه بین اعضا توزیع کنید تا تیم بتواند پیشاپیش مطالب پیش‌زمینه را خوانده و برای هر مورد از دستور جلسه، افکار اولیه خود را جمع و جور کنند.

● تعیین کنید که چه کسی مسئولیت هدایت بحث درباره هر موضوع را به‌عهده دارد

اغلب یکی دیگر از اعضای تیم و نه کسی که جلسه را رهبری می‌کند مسئول هدایت بحث درباره یک موضوع مشخص از دستور جلسه است. این شخص می‌تواند پیش‌زمینه‌ای از موضوع ارائه داده، داده‌ها را توضیح داده، یا ممکن است در آن حیطه مسئولیت سازمانی داشته باشد. آوردن اسم این شخص در کنار دستور جلسه تضمین می‌کند که او مسئول هدایت این بخش از دستور جلسه قبل از جلسه است و برای این بخش آماده خواهد بود.

● اولین موضوع قابل بحث جلسه را «مرور و تغییر دستور جلسه در صورت لزوم» قرار دهید

حتی اگر شما و تیم‌تان پیش از جلسه با یکدیگر دستور جلسه را تنظیم کرده باشید، یک دقیقه در ابتدای جلسه وقت بگذارید تا ببینید که آیا به خاطر آخرین رویدادها لازم است چیزی تغییر کند. من یک‌بار جلسه‌ای را با تیمی از رهبران ارشد تنظیم کرده بودم. درحالی‌که مشغول مرور دستور جلسه بودم، پرسیدم که آیا لازم است چیزی را تغییر دهیم. مدیر عامل توضیح داد که او همین الان به هیات مدیره گفته بود که وی قصد دارد استعفا بدهد و ما احتمالا لازم است که تغییرات قابل ملاحظه‌ای در دستور جلسه بدهیم. البته تمامی تغییرات دستور جلسه اینقدر زیاد نیستند، اما با کنترل آن در آغاز جلسه، شانس این را که تیم از زمان جلسه خود به موثرترین نحو استفاده کند، افزایش خواهید داد.

● جلسه را با استفاده از تکنیک پلاس/دلتا به پایان برید

روش پلاس/دیتا یک تکنیک ساده برای ایده پردازی و ایجاد اصلاح و بهبود شرایط است. برای استفاده از این تکنیک یک جدول دو ستونی رسم کنید و روی ستون اول که پلاس نام دارد، همه موفقیت‌ها و اتفاقات خوب و روش‌های کارآمدی را که در اجرای کار و پروژه‌ در گذشته تجربه‌ کرده‌اید، بنویسید. در ستون دوم، که دلتا نام دارد و یک علامت ریاضی و نشانه تغییر است، همه مواردی را لیست کنید که اگر می‌توانستید به گذشته بروید، آن‌ها را برای اصلاح و بهبود امور تغییر می‌دادید.

اگر تیم شما به طور منظم جلسه برگزار می‌کند، دو سوال باعث شکل‌گیری یک فرآیند پیشرفت ساده و مداوم می‌شود: چه کاری را خوب انجام دادیم؟ برای جلسه بعدی چه تغییراتی باید در کار ایجاد کنیم؟ تیم با صرف پنج یا ده دقیقه وقت قادر خواهد بود که کارایی، روابط کاری و رضایت اعضای تیم را بهبود بخشد. هنگام تعیین این‌که تیم چه کاری را خوب انجام داده است و به چه تفاوتی در برگزاری جلسه نیاز دارد، سوالات زیر را مد نظر قرار دهید:

  • ● آیا دستور جلسه به‌موقع بین اعضا توزیع شد تا همه برای آماده شدن فرصت کافی داشته باشند؟
  • ● اعضای تیم برای جلسه تا چه اندازه آماده بودند؟
  • ● زمان مورد نیاز برای هر موضوع دستور جلسه را چقدر خوب تخمین زدیم؟
  • ● زمان‌ خود را چقدر مفید و کارآمد به بحث و تصمیم‌گیری اختصاص دادیم؟
  • ● هر کسی چقدر خوب روی موضوع تمرکز کرد و به‌حاشیه نپرداخت؟ وقتی کسی از موضوع بحث خارج شد اعضای تیم چقدر خوب بحث را به موضوع اصلی برگرداندند؟
  • ● فرآیندی که برای هرکدام از موضوعات دستور جلسه درنظر گرفته شده بود تاچه اندازه کارآمد بود؟
  •  

جهت اطمینان از این‌که تیم شما این فرآیند رو به جلو را دنبال می‌کند، نتایج به‌دست آمده از تکنیک پلاس/دلتا را در آغاز جلسه بعدی مرور کنید.

اگر با استفاده از این نکات مفید و نمونه و الگوی زیر، دستور جلسه خود را تنظیم کنید، اعضای تیم شما راحت‌تر در جلسات روی بحث تمرکز خواهند کرد و قادر خواهند بود تمرکز خود را حفظ کنند.

موضوع آماده‌سازی فرآیند پیشنهادی
  • ۱- آیا لازم است تغییراتی در دستور جلسه ایجاد کنیم؟ اگر آری، چه تغییراتی؟
  • زمان: ۲ دقیقه
  • هدف: تصمیم‌‌گیری
  • رهبر: مایک 
ندارد
  •  ● مایک از تیم رای می‌گیرد
  • ۲- با توجه به نتایج تکنیک پلاس/دلتا از جلسه قبل، در این جلسه باید به چه نکاتی توجه کنیم؟ 
  • زمان: ۳ دقیقه
  • هدف: تصمیم‌گیری
  • رهبر: آنا
 به یادداشت‌هایتان از نتایج تکنیک پلاس/دلتا در جلسه قبل رجوع کنید و تغییرات عملی را بررسی کنید
  •  ● بخش‌هایی از تغییرات اصلاحی که توافق کردیم در این جلسه به آن توجه داشته باشیم توسط آنا مرور می‌شود
  • ۳- تقاضای داخلی پرنوسان برای خدمات خود را چگونه به بهترین نحو مدیریت کنیم؟ 
  • زمان: پنجاه دقیقه
  • هدف: تصمیم‌گیری
  • رهبر: پگی
 اطلاعات مرتبط، ضوابط و فرضیاتی را که معتقدید باید راهنمای تصمیم ما باشند تعیین کنید
  • ● توضیح مساله، زمان: پنج دقیقه
  • ● تیم اطلاعات مرتبط و مورد نظر را تعیین و رویش توافق می‌کند، زمان: ده دقیقه
  • ● تعیین و توافق روی ضوابط جهت راهکارهای پذیرفته شده، زمان: ده دقیقه
  • ● تعیین و توافق روی فرضیات، زمان: ده دقیقه
  • ● ایجاد راهکارهایی که به محدودیت‌های فوق پاسخ دهد، زمان: پانزده دقیقه
  • ۴- کدام شرکت را برای مطالعه روی استفاده از بازارهای مجاور باید انتخاب کنیم؟
  • زمان: پانزده دقیقه
  • هدف: تصمیم‌گیری
  • رهبر: مارتین
 یادداشت‌های الحاقی که سه شرکت را پیشنهاد می‌کنند، مطالعه کنید. برای طرح سوالات و مطرح کردن گزینه موردنظر و دلیل خود آماده شوید.
  • ● شرایط و اطلاعات اضافی در رابطه با این سه شرکت
  • ● تصمیم‌گیری برای انتخاب یک شرکت
  • ۵- چه وظایف و مسئولیت‌هایی در حوزه توسعه در طول سال مالی آتی برای مدیران توانا فراهم هست؟
  • زمان: پانزده دقیقه
  • هدف: تصمیم‌گیری
  • رهبر: نوآ
 جهت شناسایی مدیران توانا و مسئولیت‌هایشان در حوزه توسعه یادداشت‌های الحاقی را مرور کنید. در صورت امکان، برای پیشنهاد وظایف و مسئولیت‌هایی در حوزه توسعه آماده باشید.
  • ● تعیین وظایف و مسئولیت‌هایی در حوزه توسعه
  • ● مطابقت دادن مسئولیت‌ها با مجموعه مدیران توانا
  • ● رسیدن به توافق روی گام‌های بعدی برای هر مدیر توانایی که یک ماموریت توسعه به او داده نشده است
  • ۶- تکنیک پلاس/دلتا: در این جلسه چه کاری را به‌خوبی انجام دادیم؟ برای جلسه بعدی چه کاری را باید به نحو دیگری انجام دهیم؟
  • زمان: ۵ دقیقه
  • هدف: تصمیم‌گیری
  • رهبر: کری
ندارد
  • ● اعضا فهرستی از نقاط قوت و تغییراتی که باید اعمال شوند، تهیه می‌کنند
  • ● تیم روی تغییرات قابل اجرا برای جلسه بعدی توافق می‌کند

این مطلب نوشته راجر شوآرز، روانشناس متخصص در حوزه سازمانی، سخنران و مشاور رهبری تیم است. او همچنین مدیر شرکت راجر شوآرز و شرکا و نویسنده کتاب رهبران باهوش، تیم‌های باهوش‌تر است. اصل این نوشتار را در تارنمای هاروارد بیزنس ریویوو می‌توانید مشاهده کنید. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.