حساب دخل و خرج برای افراد پرمشغله

نظارت مالی یک نقطه مرکزی حساس در مدیریت سازمانی خوب محسوب می‌شود؛ جایی که یک اشتباه کوچک می‌تواند به سرعت به مشکلی عظیم تبدیل شود.
حتی اگر در مدیریت امور مالی سررشته ندارید، لازم است به پول‌تان توجه داشته باشید و ساختار مالی سازمان‌تان را بشناسید، و چگونگی ورود و خروج پول به سازمان‌تان را زیر نظر داشته باشید.
گزارش گردش مالی، بودجه، نسبت‌ها و شاخص‌های غیرمالی، چهار گزارش ضروری برای نظارت مالی موفق در سازمان‌های مردم‌نهاد می‌باشند.
شما همواره باید از «وضعیت نقدینگی سازمان در حال و آینده باخبر باشید، یعنی بدانید چه میزان پول نقد در هر لحظه دارید و در آینده نزدیک چه میزان پول نقد به سازمان وارد و چه میزان از آن خارج می‌شود.
گزارش بودجه بازتابی از برنامه کاری شماست که نشان می‌دهد درآمد از کجا می‌آید و چگونه باید منابع را در یک دوره معین –معمولا یک سال مالی- مصرف کنید.
به بودجه به‌عنوان قراردادی بین هیات مدیره و کارمندان نگاه کنید؛ قراردادی که مورد توافق طرفین قرار گرفته و همه باید به دقت به آن پایبند باشند.
استفاده از نسبت‌ها در گزارش‌های مالی راهی برای ساده‌سازی و قابل مدیریت‌کردن اعداد پیچیده است و این امکان را به ما می‌دهد که اعداد را به‌راحتی و به‌سرعت عملیاتی کنیم.
برخی شاخص‌های غیرمالی نیز وجود دارند که باید در کنار گزارش‌های مالی تهیه شوند. چنین گزارش‌هایی کمک خواهند کرد که داده‌های مالی قابل درک‌تر شوند.

نظارت مالی یک نقطه مرکزی حساس برای مدیریت یک سازمان خوب و حرفه‌ای محسوب می‌شود؛ جایی که یک اشتباه کوچک می‌تواند به سرعت به مشکلی عظیم تبدیل شود. حتی اگر در مدیریت امور مالی سررشته ندارید، لازم است به پول‌تان توجه داشته باشید و ساختار مالی سازمان‌تان را بشناسید، و چگونگی ورود و خروج پول به سازمان‌تان را زیر نظر داشته باشید. نظارت مالی شاید کار لذت‌بخشی نباشد اما بخشی از کار شماست. حتی در بهترین شرایط نیز تامین بودجه و نظارت بر آن، کار چالش برانگیزی است. در شرایط اقتصادی دشوار، این کار حتی اهمیت ویژه‌ای پیدا می‌کند. در این مطلب نحوه تهیه چهار نوع گزارش مالی ضروری برای سازمان شرح داده شده‌ است.

اول، گردش مالی

شما علاوه بر آگاهی از «وضعیت نقدینگی» (موجودی پول نقدی که در هر لحظه دارید) باید تصویری از «چشم‌انداز جریان نقدینگی» (در آینده نزدیک چه میزان پول نقد به سازمان وارد و چه میزان از آن خارج می‌شود) سازمان نیز داشته باشید.

وضعیت نقدینگی و جریان آتی نقدینگی را می‌توان در یک گزارش واحد نشان داد. می‌توانید یک پیش‌بینی شش ماهه را در گزارشات ماهانه‌تان بگنجانید. این چشم‌انداز تهیه شده باید دریافت‌ها و پرداخت‌های شما را پیش‌بینی کند، یعنی میزان درآمد و هزینه‌های شما که به‌صورت نقدی ارائه شده باشد. این گزارش همچنین باید نقدینگی ابتدایی و انتهایی را نیز نشان دهد.

گزارش فرضی وضعیت نقدینگی (هزینه‌ها مثلا به ریال است)
  ماه اول ماه دوم ماه سوم ماه چهارم ماه پنجم ماه ششم
دریافت‌ها
کمک دریافتی از وزارت ۱۲۴۰۰ ۱۲۵۰۰ - ۲۵۰۰۰ ۱۲۳۰۰ ۱۲۶۰۰
اسپانسر خصوصی شرکت فلان ۹۴۵۰ - ۹۴۵۰ - ۹۴۵۰ -
کمک‌های صندوق نیکوکاری ۱۴۳۰ ۲۰۰۰ ۴۳۰۰ ۱۲۰۰ ۱۲۰۰ ۱۲۰۰
فروش محصولات خیریه ۲۴۵۰ ۲۵۰۰ ۲۲۰۰ ۲۲۰۰ ۲۲۰۰ ۲۲۰۰
وام دریافتی - - - ۱۲۰۰۰ - -
مجموع دریافتی ۲۵۷۳۰ ۱۷۰۰۰ ۱۵۹۵۰ ۴۰۴۰۰ ۲۵۱۵۰ ۱۶۰۰۰
پرداخت‌ها
حقوق کارمندان ۱۹۵۵۰ ۱۹۵۵۰ ۱۹۵۵۰ ۱۹۵۵۰ ۱۹۵۵۰ ۱۹۵۵۰
مزایا ۳۵۱۹ ۳۵۱۹ ۳۵۱۹ ۳۵۱۹ ۳۵۱۹ ۳۵۱۹
اجاره ۱۳۲۰ ۱۳۲۰ ۱۳۲۰ ۱۳۲۰ ۱۳۲۰ ۱۳۲۰
هزینه‌های حقوقی - - ۴۵۰ -   -
بازپرداخت اقساط وام - - - - ۸۶۰ ۸۶۰
خرید سرمایه - - - ۱۵۰۰۰ - -
بیمه ۱۸۰۰ - - - - -
تلفن ۲۴۶ ۲۵۰ ۲۵۰ ۲۵۰ ۲۵۰ ۲۵۰
مجموع پرداختی ۲۶۴۳۵ ۲۴۶۳۹ ۲۵۰۸۹ ۳۹۶۳۹ ۲۵۴۹۹ ۲۵۴۹۹
 
پول نقد در شروع ۱۵۴۵۰ ۱۴۷۴۵ ۷۱۰۶ ۲۰۳۳ ۱۲۷۲ ۱۶۲۱
رسیدها ۲۵۷۳۰ ۱۷۰۰۰ ۱۵۹۵۰ ۴۰۴۰۰ ۲۵۱۵۰ ۱۶۰۰۰
پرداخت‌ ۲۶۴۳۵ ۲۴۶۳۹ ۲۵۰۸۹ ۳۹۶۳۹ ۲۵۴۹۹ ۲۵۴۹۹
پول نقد در پایان ۱۴۷۴۵ ۷۱۰۶ (۲۰۳۳) (۱۲۷۲) (۱۶۲۱) (۱۱۱۲۰)
هدف - پول نقد در بازه سی روزه ۲۴۶۳۹ ۲۵۰۸۹ ۳۹۶۳۹ ۲۵۴۹۹ ۲۵۴۹۹  

ماه‌ها را با شماره‌های یک تا شش مشخص کنید. رسیدها و پرداخت‌ها را از موجودی سازمان کسر کنید تا آگاهی کلی از نقدینگی سازمان داشته باشید.

در این چشم‌انداز معمولا وضعیت نقدینگی کنونی (ماه یک) مثبت است اما مشکلاتی پیش روی شما قرار خواهد گرفت. به دلیل توقف‌‌های مقطعی در جذب بودجه و پروژه‌های ضروری، هر نهادی که در شروع کار نقدینگی داشته باشد بعد از سه ماه بودجه‌اش به انتها می‌رسد.

چشم‌انداز تهیه شده بی‌نقص نخواهد بود. در ماه‌های اولیه دقیق‌تر از ماه‌های آخر است؛ اما باید هر سی روز یک‌بار، به‌روزرسانی شود (برخی از سازمان‌ها این کار را دوبار در ماه انجام می‌دهند تا تاثیر حقوق‌های پرداختی‌ را در چشم‌اندازشان بازتاب بدهند). حسابداری تعهدی می‌تواند شکاف‌های نقدینگی را پوشش دهد، مانند زمانی که سازمان‌ بودجه‌ای از دولت گرفته ولی هنوز چک آن را دریافت نکرده‌ است. تهیه چنین چشم‌اندازی به سازمان‌تان کمک خواهد کرد که برای جریان نقدینگی آماده شود.

دوم، بودجه

گزارش بودجه بازتابی از برنامه کاری شماست که نشان می‌دهد درآمد از کجا می‌آید و چگونه باید منابع را در یک دوره معین –معمولا یک سال مالی- مصرف کنید. به بودجه به‌عنوان «قراردادی بین هیات مدیره و کارمندان» نگاه کنید؛ قراردادی که مورد توافق طرفین قرار گرفته و همه باید به دقت به آن پایبند باشند. چنان‌چه کارمندان به تعهد خود عمل کردند و در چارچوب قرارداد (بودجه) رفتار کردند، هیات مدیره نیز باید تصمیمات آن‌ها را محترم بشمارد و در روند موفقیت‌شان دخالت نکند.

این سازوکار خوبی است؛ با این همه، منظور این نیست که هیات مدیره به وظایف‌اش برای نظارت بر بودجه بی‌توجه باشد یا این‌که کارمندان وقت زیادی را صرف بودجه‌ریزی کنند. هیات مدیره و شخص مدیر، هر دو، باید به صورت مستمر گزارش وضعیت بودجه را دریافت کنند تا بتوانند ارزیابی‌های مناسبی داشته باشند و در صورت وجود مشکل در مورد آن اقدام کنند.

با دقت به نمونه‌ای از یک گزارش بودجه که در ادامه می‌آید نگاه کنید. این یک گزارش بودجه فرضی است که برای هیات مدیره و کارمندان تنظیم شده است. برای درک بهتر این اعداد به کلیت جدول توجه کنید. چهار ستون اول جدول را از راست به چپ نگاه کنید. ستون اول، اعداد مربوط به هزینه و درآمد «واقعی» را نشان می‌دهند؛ ستون دوم نمایانگر میزان بودجه تخصیص یافته («بودجه») برای اقلام موجود است. به این ترتیب، می‌توانید درکی واقعی از این اعداد پیدا کنید. سپس، در ستون سوم طی یک محاسبه ریاضی این دو رقم با هم مقایسه شده‌اند. در نهایت، ستون چهارم اطلاعات بیشتری به شما می‌دهد که این اعداد را معنی دارتر می‌کنند؛ در این ستون درصد واریانس (نوسان در مقایسه با کل بودجه) آمده است.

در چهار ستون آخر این موارد برای اقلام موجود در طول یک سال (منتهی به تاریخ YTD) ذکر شده است. زیرا هر ماه این ارقام تغییر می‌کنند. بنابراین ممکن است یک قلم در بودجه ماهانه با مازاد یا کسری بودجه مواجه باشد، ولی در مجموع در کل سال در تعادل باشد- یا بالعکس.

با مروری بر چند سطر این گزارش می‌توان دریافت که چنین گزارشی چگونه به کار شما خواهد آمد. ذیل بخش درآمد، به «برنامه دولت» نگاه کنید. همانطور که می‌بینید درآمد حاصل از «برنامه الف» در گزارش ماهانه دوهزار و چهارصد دلار بیشتر از رقم درنظرگرفته شده در بودجه است. این خبر خوبی است. اما وقتی به وضعیت آن در بودجه سالانه که در چهار ستون آخر آمده نگاه می‌کنیم متوجه می‌شویم که «برنامه الف» وضعیت خوبی در بودجه سالیانه ندارد. این وضعیت برای کمک‌های خیریه برعکس است زیرا در بودجه ماهیانه منفی پنجاه است اما در طول سال افزایش دویست و پنجاه درصدی را نشان می‌دهد.

یک گزارش بودجه فرضی (هزینه‌ها مثلا به ریال است)
اقلام هزینه واقعی بودجه ماهانه واریانس ماهانه درصد از بودجه هزینه واقعی از ابتدای سال بودجه از ابتدای سال واریانس از ابتدای سال درصد از بودجه
درآمدها
کمک هزینه دولتی برای برنامه الف ۵۵۴۰۰ ۵۳۰۰۰ ۲۴۰۰ ٪۴/۵ ۳۱۰۰۴۵ ۳۲۱۰۰۰ ۱۰۹۵۵- ٪۳/۴-
کمک هزینه دولتی برای برنامه ب ۱۲۵۴۵۰ ۱۳۰۰۰۰ ۴۵۵۰- ٪۳/۵- ۷۶۷۸۹۰ ۷۸۰۰۰۰ ۱۲۱۱۰- ٪۱/۶-
کمک‌ هزینه درمانی از سوی دولت ۶۵۴۴۳ ۶۱۰۰۰ ۴۴۴۳ ٪۷/۳ ۴۲۲۴۴۹ ۴۱۵۰۰۰ ۷۴۴۹ ٪۱/۸
کمک هزینه دریافتی از سازمان الف ۵۰۰۰ ۱۰۰۰۰ ۵۰۰۰- ٪۵۰/۰- ۳۰۰۰۰ ۶۰۰۰۰ ۳۰۰۰۰- ٪۵۰/۰-
هزینه‌ها ۱۸۴۴۰ ۱۹۵۰۰ ۱۰۶۰- ٪۵/۴- ۱۱۴۵۹۸ ۱۲۴۶۰۰ ۱۰۰۰۲- ٪۸/۰-
کمک‌های اهدایی ۲۵۰ ۵۰۰ ۲۵۰- ٪۵۰/۰- ۱۰۵۰۰ ۳۰۰۰ ۷۵۰۰ ٪۲۵۰/۰
مجموع درآمدها ۲۶۹۹۸۳ ۲۷۴۰۰۰ ۴۰۱۷- ٪۱/۵- ۱۶۵۵۴۸۲ ۱۷۰۳۶۰۰ ۴۸۱۱۸- ٪۲/۸-
هزینه‌ها
دستمزدها ۱۰۵۸۰۰ ۱۰۷۹۰۰ ۲۱۰۰- ٪۱/۹- ۶۲۳۹۸۰ ۶۰۲۳۰۰ ۲۱۶۸۰ ٪۳/۶
مزایا ۹۵۲۲ ۹۷۱۱ ۱۸۹- ٪۱/۹- ۵۶۱۵۸ ۵۴۲۰۷ ۱۹۵۱ ٪۳/۶
  ۲۵۰۰ ۲۵۰۰ ۰ ٪۰/۰ ۸۰۰۰ ۸۰۰۰ ۰ ٪۰/۰
بیمه ۸۰۰۰ ۸۰۰۰ ۰ ٪۰/۰ ۸۰۰۰ ۸۰۰۰ ۰ ٪۰/۰
هزینه‌ کامپیوترها ۱۵۴۳ ۲۰۰۰ ۴۵۷- ٪۲۲/۹- ۱۴۳۴۵ ۱۲۰۰۰ ۲۳۴۵ ٪۱۹/۵
هزینه اینترنت ۲۳۴ ۴۰۰ ۱۶۶- ٪۴۱/۵- ۱۳۲۴ ۲۴۰۰ ۱۰۷۶- ٪۴۴/۸-
پست ۸۷۹ ۹۰۰ ۲۱- ٪۲/۳- ۶۷۸۹ ۵۴۰۰ ۱۳۸۹ ٪۲۵/۷
بازاریابی ۲۴۵۰ ۳۵۰۰ ۱۰۵۰- ٪۳۰/۰- ۱۴۳۵۶ ۱۶۵۰۰ ۲۱۴۴- ٪۱۳/۰-
آب، برق، گاز ۱۲۴۴ ۱۲۰۰ ۴۴ ٪۳/۷ ۷۶۹۸ ۷۴۰۰ ۲۹۸ ٪۴/۰
خط تلفن ۸۶۷ ۹۰۰ ۳۳- ٪۳/۷- ۴۶۸۰ ۵۴۰۰ ۷۲۰- ٪۱۳/۳
استهلاک ۶۵۸۸ ۶۵۸۸ ۰ ٪۰/۰ ۳۹۵۲۸ ۳۹۵۲۸ ۰ ٪۰/۰
تدارکات ۲۲۴۰ ۲۵۰۰ ۲۶۰- ٪۱۰/۴- ۱۲۶۷۹ ۱۵۰۰۰ ۲۳۲۱- ٪۱۵/۵-
سفر ۱۲۴۳ ۱۵۰۰ ۲۵۷- ٪۱۷/۱- ۱۱۳۴۰ ۹۰۰۰ ۲۳۴۰ ٪۲۶/۰
مجموع هزینه‌ها ۱۴۳۱۱۰ ۱۴۷۵۹۹ ۴۴۸۹- ٪۳/۰- ۸۱۵۸۷۷ ۷۹۲۱۳۵ ۲۳۷۴۲ ٪۳/۰
خالص ۱۲۶۸۷۳ ۱۲۶۴۰۱ ۴۷۲ ٪۰/۴ ۸۳۹۶۰۵ ۹۱۱۴۶۵ ۷۱۸۶۰- ٪۷/۹-

این گزارش به یک ناظر کمک می‌کند تا درگیر اعداد واقعی یا حتی خود بودجه نشود. در عوض، او می‌تواند نگاه خود را روی ستون «واریانس» پایین و بالا ببرد و در جستجوی مشکلات باشد – اعداد منفی قسمت درآمدها و اعداد مثبت قسمت هزینه‌ها. سپس باید اعداد سالیانه را نگاه کند تا ببیند آیا مشکل در طول سال هم ادامه خواهد داشت.

به یک نکته مهم توجه کنید. بعضی سازمان‌ها یک قانون مهم برای نشست‌های هیات مدیره دارند: چنان‌چه در یکی از اقلام واریانس ماهیانه کمتر از سه درصد باشد، یا واریانس سالانه کمتر از دو درصد باشد، آن مورد نباید در نشست هیات مدیره مطرح شود؛ بلکه باید در جلسه کمیته امور مالی بررسی شود. ویژگی مثبت دیگر ساختار این گزارش تفکیک طرح‌ها، حوزه‌ها، و بخش‌های مختلف بودجه است. به این ترتیب، مدیرعامل می‌تواند به سرعت طرح‌ها را مطالعه کند و در صورتی که نوسان بالایی با بودجه داشته باشد به درستی درمورد آن پرس و جو کند.

چنان‌چه به بودجه به مثابه یک قرارداد (بین هیات مدیره و کارمندان یا بین مدیرعامل و مدیر پروژه) بنگرید، دیگر مادامی که وضعیت مالی با بودجه تعیین‌شده مطابقت داشته باشد هیات مدیره نباید کسی را مورد سوال قرار دهد.

سوم، نسبت‌ها

«نسبت‌ها» در امور مالی راه‌هایی برای ساده‌سازی و قابل مدیریت‌کردن اعداد پیچیده هستند و این امکان را به ما می‌دهند که اعداد را به‌راحتی و به‌سرعت عملیاتی کنیم. نسبت‌ها در نگاه اول ممکن است عجیب به‌نظر برسند اما اگر آن‌ها را بفهمید درمی‌یابید که تا چه اندازه سودمند هستند. نسبت‌ها در واقع اعدادی اعشاری هستند که از حاصل تقسیم چند عدد به دست می‌آیند؛ پس نباید شما را بترسانند. آن‌ها اعداد بسیار بزرگ را به لقمه‌هایی قابل هضم تبدیل می‌کنند. آن‌ها به شما کمک می‌کنند تا انرژی زیادی برای فهم ترازنامه مالی‌تان صرف نکنید؛ چیزی که برای ناظرانی که پیشینه چندانی در امور مالی ندارند می‌تواند مزیت بزرگی به شمار آید. مساله اصلی دانستن محاسبات ریاضی نیست بلکه فهم اطلاعات موجود در پس این اعداد است.

یکی از نسبت‌های بسیار معمول، «نسبت جاری» است. برای به دست آوردن آن باید در ترازنامه دو عدد را پیدا کنید: دارایی‌های جاری و تعهدات جاری. دارایی‌های جاری را تقسیم بر تعهدات جاری کنید تا «نسبت جاری» شما به دست آید.

دارایی جاری چیزهایی هستند که می‌توانید به سرعت به پول نقد تبدیل کنید. بنابراین، پول نقد، پس‌انداز، چیزهایی که احتمال دریافت‌شان بالاست، و غیره از جمله دارایی‌های جاری شما محسوب می‌شوند. بدهی‌هایی که سررسید آن‌ها نزدیک است در زمره تعهدات جاری به شمار می‌آیند، مانند: پرداخت‌ها، وام‌های کوتاه مدت، و غیره. چنانچه دارایی‌های جاری کمتر از تعهدات جاری باشند (یعنی عدد به دست آمده در این نسبت کمتر از یک باشد)، سازمان شما با یک بحران نقدینگی جدی روبه‌رو است. متخصصان امور مالی در چنین شرایطی می‌گویند: «سازمان بحران نقدینگی دارد». نسبت جاری، نقدینگی کوتاه‌مدت را محاسبه می‌کند و باید به آن توجه ویژه داشته باشید. چنانچه به کمتر از یک تنزل پیدا کند شرایط بد است. اگر خیلی کمتر از یک بشود اوضاع وخیم می‌شود. چنانچه خیلی بالاتر از یک برود، نشان می‌دهد به اندازه کافی برای اهداف سازمان‌تان سرمایه‌گذاری نکرده‌اید.

سوال مهم این است که چه نسبت‌هایی را باید زیر نظر داشت؟ این کاملا بستگی به سازمان، جریان نقدینگی، و نوع و ترکیب درآمدهای مجموعه شما (هدایا، قراردادها، کمک‌های خیریه) دارد. هر نسبتی به بعد متفاوتی از وضعیت نقدینگی تمرکز دارد. برای مثال، «نسبت سریع» (مجموع کل دارایی‌ها، تقسیم بر مجموع کل تعهدات) ارزش خالص سازمان شما را نشان می‌دهد؛ «نسبت بدهی-به-دارایی» (مجموع کل تمامی انواع بدهی، تقسیم بر مجموع کل ارزش خالص) میزان «تراز بودن» وضعیت مالی شما را نشان می‌دهد. طبیعتا چنانچه بدهی ندارید نیازی نیست نسبت اموال به بدهی‌های خود را زیر نظر داشته باشید اما اگر بدهی بخشی از دنیای کاری شماست بهتر است به آن دقت ویژه بکنید.

پیشنهاد می‌کنیم نسبت‌های زیر را مدام پیگیری کنید:

  • نسبت جاری: (دارایی‌های جاری، تقسیم بر تعهدات جاری) نقدینگی را در کوتاه مدت محاسبه می‌کند.
  • نسبت سریع: (مجموع کل دارایی‌ها، تقسیم بر مجموع کل تعهدات) ارزش خالص سازمان شما را نشان می‌دهد.
  • حاشیه سود: (سود مجموع، تقسیم بر مجموع کل درآمدها) سودآوری را ارزیابی می‌کند.
  • نسبت بدهی-به-دارایی: (مجموع کل تمامی انواع بدهی‌ها، تقسیم بر مجموع کل ارزش خالص) میزان «ترازبودن» بودجه را نشان می‌دهد.
  •  

با چند مثال سعی می‌کنیم نشان دهیم چگونه از این نسبت‌ها برای انجام نقش نظارتی‌تان استفاده کنید. گزارش مالی شما باید نسبت ماه جاری، نسبت ماه گذشته، و هدف شما را در برداشته باشد. بنابراین گزارش نسبت‌های شما می‌تواند شبیه جدول زیر باشد.

  ماه کنونی ماه پیشین هدف
نسبت فعلی ۱/۱۲ ۱/۱۴ ۱/۱<
نسبت آنی ۱/۴ ۱/۵ ۱/۴<
نسبت بدهی به سرمایه ۰/۴۷ ۰/۵۵ ۰/۳۳>

در چنین گزارشی‌هایی با قرار گرفتن نسبت‌ها در متن مولفه‌های مختلف گزارش، می‌توان به این اعداد کاربرد‌های عملی خوبی داد. شما هم‌زمان می‌توانید وضعیت نسبت‌ها، روندها، و اهداف‌تان را مورد مطالعه قرار دهید. اگر مشکلی مشاهده کردید آن را مطرح می‌کنید. در غیر این‌صورت، خیال‌تان راحت خواهد بود که وضعیت مالی شما متعادل است و در جهت دستیابی به اهداف تعیین شده حرکت می‌کنید.

با اختیار داشتن نسبت‌ها، در وقت خود صرفه‌جویی می‌کنید و خیال شما در مورد وضعیت مالی‌تان راحت می‌شود. آن‌ها به شما کمک می‌کنند که از وقت‌تان به درستی استفاده کنید و از هدر دادن وقت اعضای هیات مدیره نیز جلوگیری می‌شود. ارزش امتحان کردن را دارد.

چهارم، شاخص‌های غیرمالی

برخی شاخص‌های غیرمالی نیز وجود دارند که باید در کنار گزارش‌های مالی تهیه شوند. چنین گزارش‌هایی کمک خواهند کرد که داده‌های مالی قابل درک‌تر شوند. مدیران هستند که تصمیم می‌گیرند چه شاخص‌های غیرمالی حاوی ارزش لازم برای گزارش‌دهی هستند. معمولا شاخص‌هایی مهم هستند که بر درآمد، کیفیت خدمات، هزینه‌ها، یا دیگر جنبه‌های کلیدی عملکرد شما تاثیرگذار باشند. شاخص‌های رایج از این جمله هستند: تعداد مشتریانی که خدمات‌رسانی شده‌اند، تعداد شرکت‌کنندگان در فعالیت‌های آموزشی، تعداد واحد‌های مسکونی فراهم شده، تنوع همکاران یا مشتریان، و غیره.

در این‌جا برخی از شاخص‌های غیرمالی مرتبط با حوزه‌های کاری مختلف را می‌آوریم:

هنرهای نمایشی: تعداد بلیط‌های فروخته شده برای هر اجرا، تعداد افرادی که برای چندمین بار بلیط خریداری کرده‌اند، قیمت هر بلیط.

خدمات تامین مسکن: درصد سکونت در واحدهای مسکونی، حجم معاملات هر کارمند، تعداد موارد عودت داده شده در هر ماه.

آموزش: تعداد دانشجویان، درصد شهریه پرداختی از محل بورسیه‌ها، حامیان مالی جدید در هر ماه، درصد کمک‌های دریافت شده از فارغ التحصیلان.

مکان‌های عبادی: تعداد شرکت‌کنندگان در هر مراسم یا در هر ماه، تعداد پذیرایی در هر ماه، تعداد ساعت کار داوطلبی.

سه تا پنج شاخص را انتخاب کنید که نظارت بر آن‌ها از سوی کارمندان یا هیات مدیره می‌تواند به شما کمک کند که سلامت سازمان خود را بهتر زیر نظر داشته باشید و مشکلات آتی را بهتر پیش‌بینی کنید. توجه داشته باشید که آن‌ها را نیز مانند شاخص‌های مالی در رابطه با شرایط موجود مختلف مطالعه کنید؛ یعنی با در نظر گرفتن هدف‌تان، پیشینه و روند فعالیت‌ها. بدون درنظر گرفتن شرایط مخصوص به سازمان‌تان، این شاخص‌ها تنها نوشته‌هایی روی کاغذ هستند.

این مطلب نوشته بِکی اندروز مدیر بازاریابی انتشارات فیلداستون الاینس است. او این مقاله را بر اساس کتاب نظارت بر دخل و خرج در سازمان‌های مردم‌نهاد نوشته پیتر برینکرهاف تهیه کرده است. انتشارات فیلدستون الاینس هم‌اکنون بخشی از انتشارات بزرگتر ترنر است. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.