چرا جلب کمک‌ مالی به صورت دوره‌ای کارآمدتر است

داشتن برنامه‌ای دوره‎ای به منظور در ارتباط بودن با نیکوکاران (خیرین و اهداکنندگان مالی) می‎تواند به سازمان‎های غیرانتفاعی کمک کند تا بر اهدافشان متمرکز بمانند و بین فعالیت‎های مربوط به جلب کمک‎های مالی و فعالیت‎های روزانه سازمان تعادل ایجاد کنند.
به جای جلب کمک مالی به صورت دائمی، می‌توانید هدف‌تان را بر روی جلب کمک مالی به صورت دوره‎ای تا حد نصاب خاصی بگذارید؛ کاری مشابه سازمان‎های سودآور که دوره‎ای به دنبال جذب سرمایه هستند.
فرآیند جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‌ای کارآمدتر است و باعث می‌شود تا این فعالیت در بازه خاصی در اولویت باشد و حواس ما را از کارهای دیگرمان پرت نکند.
جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‎ای موجب می‎شود همه از نقشه و برنامه یکسانی که از پیش به آن فکر شده پیروی کنند.
جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‎ای روابط را با نیکوکاران و خیرین شفاف‌تر می‎کند. وقتی حامیان مالی از ما می‎پرسند چقدر پول نیاز داریم، دقیقا می‎دانیم چه جوابی بدهیم.

جلب کمک مالی سخت است. با این وجود جلب کمک‎های انسان دوستانه برای سازمان‎های غیرانتفاعی حیاتی است و بسیاری از سازمان‎ها همیشه در حال  جمع‎آوری کمک مالی هستند. با در نظر گرفتن وقت لازم برای برنامه‎ریزی رویدادها، بررسی سوابق، ارتباط برقرار کردن و تهیه گزارش، حدس می‎زنم که در حدود  ۵۰ درصد از وقت بیشتر سازمان‎های غیرانتفاعی صرف  نوعی فعالیت‎ مرتبط با جلب کمک مالی می‎شود.

سازمان غیرانتفاعی ما، واتسی، هم در ابتدا همین رویکرد را داشت و خیلی زود فهمیدیم که داشتن بازدهی بالا به عنوان سازمانی غیرانتفاعی و در عین حال جلب کمک مالی در حد قابل قبول، تقریبا کاری غیر ممکن است.

تصمیم گرفتیم که دست به کاری غیرمعمول بزنیم. به جای جلب کمک مالی به صورت دائمی، هدفمان را بر روی جلب کمک مالی به صورت دوره‎ای تا حد نصاب خاصی گذاشتیم. کاری مشابه سازمان‎های سودآور که دوره‎ای به دنبال جذب سرمایه هستند. هدف ما جذب ۶۰۰ هزار دلار کمک مالی در طی  سه ماه بود. با این بودجه می‎توانستیم شش نفر را استخدام کنیم و هدف سازمان را که تامین هزینه مراقبت‎های بهداشتی برای دو هزار بیمار در طی دو سال بود، تحقق ببخشیم.

نمی‌دانستیم که آیا ایده ما عملی خواهد بود یا نه، ولی  توافق کردیم که صرف نظر از میزان کمک‎های مالی جمع‎آوری شده، فعالیت‌های جلب کمک مالی را پس از سه ماه متوقف کنیم و تمام‌وقت به فعالیت‎های روزانه در واتسی مشغول شویم (حتی اگر مجبور می‌شدیم به جای شش نفر، فقط دو نفر را استخدام کنیم).

آنچه پس از این می‌آید درس‌هایی است که طی این دوره سه ماهه در جلب کمک مالی آموخته‌ایم:

۱- فرآیند جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‌ای کارآمدتر است.

تا قبل از اینکه فعالیت‎های جلب کمک مالی را به صورت دوره‎ای  شروع کنیم، نمی‌دانستیم که در جریان این نوع فعالیت چه مدت طول می‎کشد تا به هدفی برسیم که برای خودمان تعیین کرده ایم و این امر موجب شده بود نتوانیم فعالیت‎های روزانه دیگری را که باید در کنار جلب کمک مالی انجام دهیم به خوبی اولویت‌بندی کنیم. نمی‎دانستیم که قرار است فرآیند جلب کمک مالی مثل مسابقه دوی سرعت باشد یا ماراتنی طولانی مدت خواهد بود. در نتیجه، همه به صورت نامنظمی دائم در حال رفت و برگشت بین کار جلب کمک و کارهای روزانه سازمان بودیم، که در نهایت از انجام هر دوی آن‎ها باز می‌ماندیم.

در مقابل، اجرای ایده جلب کمک‎های مالی به صورت دوره‌ای باعث شد تا این فعالیت در بازه خاصی در اولویت باشد و حواس ما را از کارهای دیگرمان پرت نکند. به جای جلسات نامرتب، مثلا ده جلسه در یک هفته بدون داشتن جلسه‌ای در هفته بعد، به طور منظم و هر هفته ده جلسه برگزار می‎کردیم. معنای این نظم این بود که برای تغییر بحث جلسه و پیش کشیدن بحث مالی زمان کمتری صرف می‌کردیم (چون همه جلسات موضوع واحدی داشت) و زمان کمتری هم برای آمادگی قبل از هر جلسه صرف می‎شد (چون همه حضور ذهن داشتند و متمرکز بودند). از طرفی دیگر، چون حلقه بازخورد از افراد کمتر و مشخصی (که به کار مالی مربوط بودند) تشکیل می‎شد، سریع‌تر یاد می‌گرفتیم که چه کنیم و هر هفته هم بهتر می‎شدیم. مثلا اگر سه کمک‌کننده مالی بالقوه، یکی بعد از دیگری، از توضیحاتی که راجع به معیاری خاص می‌دادیم  گیج می‎شدند، معنایش این بود که باید روش توضیح دادن آن معیار را تغییر بدهیم.

۲- جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‎ای موجب می‎شود همه از نقشه و برنامه یکسانی پیروی کنند.

هرفردی به دلایل مختلف کمک مالی اهدا می‎کند. قبل از اینکه جلب کمک دوره‎ای را شروع کنیم، قبل از هر جلسه برای آمادگی به این سوال فکر می‌کردیم که: «چگونه می‎توان آن‌‏ها را به کمک کردن ترغیب کرد؟» و بعد برنامه‎های خودمان را طوری تنظیم می‌کردیم تا اولویت‎های کمک‌کنندگان بالقوه را منعکس کند. به عنوان مثال، اگر اهداکننده‌ای علاقه‌مند بود ما با بیمارستان خاصی در هند همکاری کنیم، نظر او را در برنامه خود لحاظ می‌کردیم، بدون اینکه در نظر بگیریم که آیا اصلا همکاری با آن بیمارستان بهترین رویکرد برای کمک به بیشتر بیماران خواهد بود یا نه. با این روش، به زودی متوجه شدیم که دشوار است بتوانیم مسیر مستقیمی را در آنچه می‌کنیم دنبال کنیم.

در مقابل، وقتی که برای برنامه جلب کمک‌ها در دوره‌ای معین آماده می‎شدیم، مجبور بودیم برای دریافت کمک از همه، به طرح و نقشه‌ای مشخص تکیه کنیم. بنابرین ناگزیر باید از خودمان می‎پرسیدیم: «چه چیزی بیشترین تاثیر را بر همه خواهد گذاشت؟» تمرکز بر برنامه‌ای خاص با تمام قوا به این معنی بود که باید نیکوکارانی را انتخاب کنیم که اهدافشان در راستای هدف‎های ما است. ممکن بود با تغییر برنامه‌مان و مطابق‌سازی آن با علاقه هر اهداکننده کمک بتوانیم کمک بیشتری در کوتاه مدت جلب کنیم، ولی در چشم‌انداز طولانی‌تر با داشتن گروهی کوچک از حامیان مالی که با ما هدف مشترکی داشتند احتمال موفقیت بیشتری داشتیم.

۳- جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‎ای روابط را شفاف‌تر می‎کند

اوایل وقتی که کمک‌کنندگان مالی از ما می‎پرسیدند به چقدر پول احتیاج دارید، بیشترین رقمی را اعلام می‌کردیم که فکر می‎کردیم آن‎ها از عهده پرداختش برمی‌‏آیند. و وقتی که می‎پرسیدند: تا چه زمانی این پول را باید فراهم کنید؟» در جواب می‌‏گفتیم مثلا: «هر موقع که برای شما خوب است، برای ما هم عالی است.» چرا که می‌خواستیم آن‌ها را در تنگنای زمانی قرار ندهیم و پشیمان نشوند. در نتیجه خودمان را در برزخی قرار داده بودیم که هیچ فردی کمک مالی نمی‌کرد و در عین حال هیچ کدام هم به صراحت به ما «نه» نمی‌گفتند. نمی‌دانستیم که آیا آن‎ها به زمان بیشتری برای فکر کردن و تصمیم‌گیری برای کمک به ما نیاز دارند و یا فقط نمی‌خواسته‌اند مستقیما درخواست ما را رد کنند. رابطه ما با کمک‌کنندگان مالی بالقوه به طور فزاینده‌‏ای مبهم و دشوار شده بود.

در مقابل، در جلب کمک دوره‌‏ای، وقتی حامیان مالی از ما می‎پرسند چقدر پول نیاز داریم، دقیقا می‎دانیم چه جوابی بدهیم. ابهامی یا دشواری آزارنده‌ای وجود ندارد و چون که موعد پایان فعالیت جلب کمک مشخص است، کمک‌کنندگان مالی یا به ما کمک می‎کردند و یا همان جا درخواست‌مان را رد می‎کردند. از همه مهم‌تر اینکه با دوره‎ای شدن جلب کمک‌های مالی به جای اینکه نیکوکاران صرفا منبع تامین هزینه‎ها باشند تبدیل به همراهان و شرکای ما شدند. حال می‌دانستند که قرار نیست مرتب از آن‎ها پول بیشتری درخواست ‎کنیم. در عوض، تمام جلسات ما (با اهداکنندگان کمک بعد از اتمام دوره جلب اهدائیه‌ها) هم به طور مشخصی بر این ایده متمرکز بود که واتسی چگونه می‎تواند به افراد بیشتری کمک کند.

به طور کلی، فکر می‎کنیم که جمع‎آوری کمک مالی به صورت دوره‎ای برای همه بهتر است. در طی سه ماهی که  صرف جمع‎آوری مالی کردیم، در ۱۳۸ جلسه شرکت کردیم و حدود ۱/۲ میلیون دلار از ۱۴ اهداکننده مختلف دریافت کردیم. در دو سال گذشته، پس از به کار بردن روش دوره‎ای، توانستیم از هدف سازمان فراتر برویم و برای بیش از ۴۰۰۰ بیمار نیازمند در ۲۱ کشور جهان کمک مالی جمع‎آوری کنیم. هم اکنون در حال آماده‌سازی به منظور بالا بردن  سطح توقعات دور دوم کمک‎های مالی واتسی هستیم و صرف نظر از نتیجه، اطمینان داریم که این روش برای سازمان‌‏ها، کمک‌کنندگان مالی و از همه مهم‌‏تر مردمی که به آن‎ها خدمت‌رسانی می‎کنیم، بهتر و کارآمدتر است.

این مقاله نوشته چیس آدام، موسس واتسی است. واتسی موسسه‌ای در سن فرانسیسکو است که نیکوکاران را به افراد نیازمند کمک‌های بهداشتی در سراسر دنیا وصل می‎کند. اصل این نوشتار را می‌توانید در این‌جا مشاهده کنید. متن ترجمه شده به فارسی ویرایش‌ و خلاصه نیز شده تا برای خواننده رسا باشد.